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Quien administra una comunidad tiene una misión que resulta de vital importancia. El administrador definirá los designios y el estado del condominio en los próximos años, de ahí su relevancia. Te entregamos 11 tips para seleccionar un administrador de condominio.
Luis Vallejos Kauer
El administrador es el responsable legal de la comunidad, y debe firmar los contratos de los empleados, el empleador es la comunidad. Las comunidades por lo general priorizan aspectos incorrectos al seleccionar un administrador, en demasiadas ocasiones me ha tocado ver que el valor de los honorarios es el factor preponderante.
¿Entonces cómo se puede seleccionar un administrador confiable?
Antes de entregar algunos tips, debo indicar un concepto que no es tomado en cuenta en los procesos de selección de administrador. Para hacer más simple la explicación utilizaré un ejemplo.
Supongamos que usted recibe una herencia de $2.000.000.000.- decide guardar la mitad en un banco y con la otra mitad invertir en un negocio. realiza una investigación sobre el tipo de negocio, analiza diferentes rubros, la competencia, vender productos o servicios, que no sean perecibles, que se pueda despachar y que la venta sea en línea. Una vez determinado que negocio será. Busca una persona que no tenga referencias, con poca experiencia y decide pagarle el sueldo más bajo posible. esta persona será la encargada “tirar para arriba su negocio”…heee algo no cuadra ¿cierto?.
Si usted es una persona inteligente buscará una persona que conozca el rubro, que tenga experiencia, recomendaciones y le pagara un sueldo acorde a sus atributos, supongamos $1.000.000.- y si usted es más inteligente aún, le ofrecerá una comisión por cada escalón que la empresa suba, así si esta persona tendrá un incentivo extra para ganar dinero, por lógica cuanto más gana la persona mucho más ganará usted. Ahora si cuadra cierto!
Apliquemos este criterio a los condominios.
Tomemos un edificio nuevo de 15 pisos, con 8 departamentos por piso y vamos a suponer que son todos iguales. El valor promedio de cada unidad es de 3.000 UF, al multiplicar las unidades y sumar tenemos 120 departamentos a 3.000 uf lo que nos da 360.000.- UF, a la UF de hoy (18-06-2021 $29.674,25) $10.682.730.000.-
El comité de administración “en su búsqueda para mejorar el condominio“, al seleccionar un administrador privilegia el valor de los honorarios, claro el criterio es “es que no pueden subir los gastos comunes“, este criterio está herrado, es probable es que un buen administrador logre en el tiempo estabilizar el gasto común e incluso realizando optimizaciones hasta lo pueda bajar.
El administrador de condominios debe administrar plusvalía no gastos comunes, ¿entonces quién se encargará de mantener esta enorme inversión? ¿El criterio de selección debe ser el administrador más barato?
O Seleccionará alguien de trayectoria comprobable, con años de circo, contactos en múltiples áreas, personal de apoyo para reemplazos, que utilice tecnología para transparentar la gestión, con conocimiento y asesoría legal por nombrar algunos aspectos. Ósea en resumen, un experto, alguien que sepa lo que está haciendo y no tenga que preguntar todo.
En esta área de trabajo la experiencia pesa mucho más que en otras, incluso podríamos decir “la experiencia lo es todo“, el tratar con personas sumado a tener que lidiar con múltiples eventos a diario marca la diferencia.
En el ejemplo anterior eran solo $1.000.000.000.- de pesos, contra $10.682.730.000.- más de 9 veces, sin embargo, los honorarios de un administrador difícilmente superaran los $750.000.- y no hablar de un incentivo extra por ejemplo por cada millón que baje el gasto común el administrador recibe un incentivo.
Los gastos comunes son solo una rendición de cuentas del mes a ser prorrateada entre los residentes. Lamentablemente todo tiende al alza, lo que presiona a subir el valor del los gastos comunes. Mantener el gasto común en un valor más o menos fijo es casi una azaña.
Determinar el valor de los honorarios para administrar un condominio, es una tarea compleja cada condominio es diferente, por ejemplo si el edificio tiene caldera, he escuchado decir a administradores de trayectoria que los honorarios suben 35% más que si no tuviera caldera, por todo el trabajo adicional que representa.
“Hace un par de años invente la calculadora de honorarios, mediante un cuestionario entrega un valor de los honorarios bastante acertado y ajustado a la realidad, su uso es gratuito la pueden utilizar aquí “
Lo barato nunca es bueno, si lo que busca es que su condominio funcione como debe ser, apegado a la ley, con sus equipos mantenidos adecuadamente, con sus certificaciones al día, con el personal con sus temas legales al día, por nombrar solo algunos temas. Usted necesita en administrador profesional. La gente que sabe tiene un valor por su trabajo, un administrador que puede resultar caro frente a otros por lo general se paga solo.
1- Tomar en cuenta como se obtuvo el dato del postulante.
Si fue por un buscador en internet, por recomendación, por algún portal que ofrece postulantes o algún gremio. Investigue que exigencias tiene la fuente de donde obtuvo el dato del administrador, hay portales de software que ofrecen administradores y no cuentan con una rigurosidad en la selección, no así los gremios donde para ser parte hay rigurosas exigencias.
2- Realizar consultas penales y comerciales.
Con el rut de la empresa o del postulante es posible revisar en el sistema judicial si tiene problemas con la justicia.
3- Corroborar que otros condominios administra o ha administrado.
Solicitar referencias, en lo posible conversar con algún integrante el comité de otro condominio. Así podrá conocer el desempeño de la persona.
4- En lo posible que pertenezca a algún gremio.
Los gremios cuentan con códigos de ética, exigen a sus postulantes rendir cursos, antecedentes intachables, certifican conocimientos, además del apoyo de otros administradores que pertenecen al gremio.(ver gremio Agacech). Que este vigente en el registro nacional de administradores, (aún no ha entrado en vigencia)
5- Que utilice y este certificado en alguna plataforma de software de GGCC.
Así la gestión se transparenta al máximo, los software de gasto comunes entregan múltiples prestaciones, al estar certificado obtiene el máximo provecho de las funcionalidades del software beneficiando ala comunidad.
6- Que utilice tecnología con sistemas de apoyo para la gestión administrativa.
Existen soluciones disponibles como sistemas de control de mantenciones, herramientas de diagnóstico, control de personal etc…
7- Que tenga manejo tecnológico acorde a los tiempos.
La tecnología está en todo, lo que hace más eficiente los procesos y resultados. El administrador debe tener un manejo tecnológico acorde a los tiempos, el uso de plataformas de correo, manejar información en la nube, compartir documentos para trabajo grupal, acceso a la información desde cualquier parte, por solo nombrar algunos temas.
8- Que cuente con redes de apoyo de proveedores y personal.
Importante al momento de los reemplazos. Así los reemplazos son personas conocidas del administrador. Al contar con proveedores de confianza los trabajos tienen garantía y los técnicos son recomendables a los residentes.
9- De preferencia que sea una empresa de administración.
Al ser una empresa se asegura una continuidad en el servicio y asegura calidad, el trabajo es realizado por un equipo de personas. Cuando el administrador trabaja solo la comunidad estará sujeta a los imprevistos propios a los que estamos sujetos las personas.
10- Que cuente con manejo legal.
Las comunidades se rigen por muchas leyes específicas. El administrador debe incluir en sus servicios asesoría legal.
11- Que cuente con manejo legal en recursos humanos.
En la mayoría de las empresas de administración cuentan con un departamento contable con manejo de RRHH, contabilidad y tributaria.
Estos tips le ayudarán a que la selección del administrador sea simple y con un menor riesgo.
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