Administrar condominios en 13 pasos
Administrar un condominio requiere de muchos conocimientos legales, habilidades blandas y sobre todo mucha paciencia.
1.Debes entender que tipos de condominios hay.
Por ejemplo los hay; De parcelas, de casas, de edificios residenciales, de edificios de oficinas, strip centers o centros comerciales. En general cualquier agrupación de unidades que se someta la ley de copropiedad. También existen condominios del tipo rural que no están afectos a la ley de copropiedad pero operan como un condominio. Como administrar condominios en 13 pasos
2. Debes conocer a qué tipo de responsabilidades estarás sometido(a).
El administrador es designado por el comité de administración o los copropietarios reunidos en asamblea. También se definen los honorarios por el servicio de administración.
Las funciones más relevantes del administrador.;
– Generar el gasto común.
– Representar legalmente al condominio.
– Pagar las remuneraciones del personal.
– Contratar personal idóneo y que cuente con los cursos exigidos como lo es el de OS10.
– Aplicar el reglamento de copropiedad.
– Rendir cuenta anualmente de su gestión o cuando el comité de administración lo solicite.
– Recaudar el pago del gasto común.
– Consolidar los ingresos y cuanta bancaría.
– Recaudar y mantener el fondo de reserva en una cuenta bancaria.
– Realizar contratos con los mantenedores para las instalaciones del condominio.
– Asesorar a la comunidad en todos los aspectos legales
– Velar por la seguridad de los residentes.
– Mantener actualizado el plan de seguridad.
– Certificaciones al día.
– Siempre las instalaciones en buen estado.
– Atender a los residentes en sus consultas.
Por nombrar las funciones más relevantes.
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3.Es obligación legal haber realizado un curso de administración.
Por una institución certificada. La ley chilena, obliga a los administradores a estar en el registro nacional de administradores.
4.Conocimientos medios y avanzados en finanzas.
Contabilidad y recursos humanos, en especial las leyes laborales. Será labor del administrador; emitir las liquidaciones de sueldo, pagar oportunamente las leyes sociales, conciliar la cuenta bancaría mensualmente. Emitir informes con las respectivas cuadraturas. Consolidar los diferentes fondos.
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5. Manejo tecnológico medio/avanzado.
Es fundamental utilizar sistemas de gastos comunes, al contar con un manejo avanzado el administrador logra obtener el máximo provechos de estos software. Encontraras en la sección alianzas de nuestro sitio, un detalle de software de gastos comunes y que beneficio te entregan. En Cómo administrar condominios nuestros expertos te muestra como sacarle el máximo a Edipro uno delos softwares mas usados del rubro.
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6.Debes tener un manejo legal.
Conocer en profundidad las leyes relacionadas al rubro, es recomendable asesorarse con algún estudio jurídico. El administrador debe entregar confianza y asesorar correctamente al condominio.
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7.Debes realizar.
Como mínimo, una asamblea de copropietarios al año, y en ella rendir cuenta de la gestión. La presentación debe incluir los estados financieros, detalle de cada fondo, morosidad vigente, en nuestro sitio podrás encontrar ejemplos y formatos de asambleas, presentaciones, balances para condominios y más. Es recomendable planificar junto al comité de administración la reunión e incluir temas en una tabla. Durante la reunión se debe mantener el orden y realizar un desarrollo punto por punto. Al final dejar un espacio para consultas de los asistentes.
8.Debes llevar una agenda de mantenimiento que te permita programar las mantenciones.
Reparaciones y certificaciones, que lleve un histórico de cada evento realizado, que emita informes de cada tarea, prueba nuestra agenda de mantenimiento, incluye funcionalidades desarrolladas especialmente pro administrador para ser usadas en condominios.
9.Previo al inicio de tú trabajo en el condominio debes hacer una evaluación del estado con el cual recibes.
Este diagnóstico debe ser muy detallado para que tengas bien asentadas las bases desde donde inicias. Puedes utilizar el diagnosticador, te entrega un evaluación completa, expresada en porcentajes del estado del condominio, podrás realizar cuantas evaluaciones necesites y guardarlas para ser comparadas entre sí.
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10.Es labor del administrador el control del estado de la comunidad.
Debes contar con algún sistema de reportes diarios, los conserjes deben realizar rondas periódicas e informar en ellas de los eventos, puedes utilizar la suite CS100 que incluye la aplicación control de ronda, el conserje al realizar su ronda escanea los código QR y registra en cada punto con texto y fotografía los eventos, el administrador recibe en una interfaz web el detalle de los registros.
11.Controla la asistencia del personal.
Es fundamental que el personal asista a su puesto de trabajo, especialmente los conserjes, debido a que su trabajo se relaciona con la seguridad. Puedes utilizar la suite CS100, cuanta con una aplicación para el control de asistencia, el sistema es muy simple, tendrás la alternativa de utilizar un teléfono para todos los empleados o cada empleado registra en el suyo, el sistema tiene geolocalización y registra donde se realiza el registro de asistencia. En una interfaz web recibes todos los registros de los empleados.
12.Debes escuchar el sentir de la comunidad.
Recuerda que estás trabajando con residentes NO CON CLIENTES, es recomendable conversar en forma frecuente con los residentes, para comunidades grandes es recomendable realizar reuniones por sistemas telemáticos y dejarlas grabadas para quienes no pudieron asistir. La suite CS100 cuenta con una interesante funcionalidad, que permite realizar votaciones en línea desde el teléfono, (solo sistemas Android), los residentes pueden revisar cada votación y lo archivos de apoyo, luego votan. El administrador en su interfaz web revisa los registros de quien voto, cuando voto y suma el resultado por alícuota.
13.Infórmate e infórmate.
Este trabajo es de todos los días y requiere estar siempre actualizándose en conocimientos. En Cómo administrar condominios, te entregamos todo lo que necesitas conocer, podrás acceder a la base de conocimientos, a los podcasts, al libro de administración y más. Frecuentemente estamos actualizando la información para mantener a nuestros suscriptores informados y que cuenten con respaldo profesional. Puedes conocer y probar gratis nuestro servicio sigue este enlace.
Un factor muy importante es que como administrador cobres los honorarios correctos, solo así podrás entregar un servicio de calidad para que el condominio este operativo en todas sus líneas. Deberás considerar cuanto tiempo dedicarás, la cantidad de visitas, cantidad de reuniones, cantidad de informes, cantidad de personal, cantidad de unidades, cantidad y estado de las instalaciones etc… son muchos factores a tomar en cuenta. Puedes utilizar la calculadora de honorarios gratuitamente, esta herramienta te permitirá poder definir los honorarios mínimos a cobrar. Suerte!!! te esperamos en Como Administrar Condominios.
En Cómo Administrar Condominios, entregamos el apoyo que necesitan los comités de administración. Nuestro servicio contempla herramientas de gestión que solucionaran todos los problemas de la comunidad. Temas como; Las remuneraciones, las mantenciones, las certificaciones, aspectos legales relacionados con la ley de copropiedad, el manejo de las instalaciones, transparencia financiera, no pueden quedar sin una guía profesional. Ahora puedes mejorar tu condominio, convirtiéndolo en una comunidad ordenada y acorde a la ley en todos sus aspectos.
Al contratar una suscripción semestral obtienes estos servicios:
El Diagnosticador
Esta exclusiva herramienta te permitirá generar un detallado diagnóstico del estado de la comunidad en todas sus áreas, te entrega un completo informe expresado en porcentaje, y los cambios a ser realizados para mejorar las áreas de bajo puntaje.
La agenda de mantención – certificación – reparación.
Esta poderosa herramienta te permite programar las mantenciones, reparaciones y certificaciones, podrás cargar presupuestos, informes o facturas en cada evento. El sistema avisa y coordina a las partes que interactúan en las tareas, el administrador (o comité de administración) tiene el control total de la gestión de las instalaciones. El sistema emite informes detallados de cada tarea en formato PDF.
Consulta al administrador
Podrás realizar consultas de temas específicos las cuales son respondidas por abogados y administradores expertos con años de experiencia.
La base de conocimientos
Nuestros administradores han creado cientos de artículos, con las respuestas a la mayoría de los problemas en las comunidades.
Audio libro de administración
Años de experiencia administrando, situaciones reales y sus soluciones, consejos y mucho más. En un formato práctico separado por artículos, los cuales pueden ser leídos y escuchados.
Podcast de situaciones reales
Escucha a nuestros expertos en relatos de situaciones reales y como se resolvieron. Una forma simple de adquirir experiencia.
La aplicación CS100
Creada por administradores y para administradores. Esta exclusiva aplicación para teléfonos Android, incluye tres funcionalidades; control de asistencia, control de rondas y consulta comunidad (votaciones). Todas con autenticación biométrica facial y geolocalización. El administrador recibe los registros en una interfaz web, puede generar informes y llevar el historial.
Un centro de documentación con todos los documentos
Leyes, reglamentos, manuales, formato de cartas, comunicados, contratos, etc…
Calculadora de honorarios.
Exclusivo sistema que calcula los honorarios de administración según cada condominio.
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