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¿Cambiar o no cambiar al administrador de tu condominio o edificio.? Esa es la pregunta.

El rol de administrador de un condominio es de vital importancia, a diferencia de lo que opinan algunas personas.

En las comunidades encontramos a los propietarios y arrendatarios, los primeros buscan que la comunidad este cada vez mejor y si es necesario invertir están dispuestos, los arrendatarios por el contrario, tienen una visión diferente ellos buscan reducir sus pagos lo más posible, así logran optimizar sus recursos. Ambas visiones deben ser compatibilizadas y lograr el equilibrio, en esta tema el administrador es clave.

Porque reemplazar a la administración

  • Focaliza su gestión en los gastos comunes, dejando en segundo plano el resto de las tareas solicitadas por la comunidad.

  • La información no es transparente y el administrador solo usa tablas Excel o sistemas poco actualizados.

  • Hay una baja respuesta de correos, mensajes y llamadas.

  • La poca gestión va descuidando las instalaciones y los bienes comunes.

  • No se aprecian nuevos proyectos, la comunidad está estancada.

  • Las solicitudes de mantenimientos no son eficientes.

  • No cuenta con los conocimientos en el manejo de la comunidad.

  • El Comité de Administración no confía en él.

Estas son las razones, más comunes.

El comité de Administración atribuciones y responsabilidades

Motivos por los cuales NO SE DEBE reemplazar a la actual administración

Un administrador debe tener las habilidades blandas necesarias para enfrentarse a diversas situaciones ante los residentes y copropietarios, sin embargo es común ver que estos sufren de una gran impopularidad ante los actores del condominio o edificio debido a que hacen una gestión apegada a la Ley, el Reglamento de la Ley, el Reglamento de Copropiedad y a las tareas asignadas por asamblea.

En virtud de lo anterior, es posible que exista un grupo de residentes que no quieran que el administrador se mantenga en sus funciones porque se han visto enfrentados a multas y cortes de suministro eléctrico en reiteradas oportunidades, todo lo cual es obligación de gestionar por parte de la administración del edificio o condominio.

En este caso señalado, no es recomendable la desvinculación de la administración, en vista de que sí está desarrollando las tareas designadas, aún cuando sean impopulares.

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Desvinculando una administración

Existen dos formas de destituir a la administración de un condominio o edificio. Estos son mediante un acuerdo de Asamblea de Copropietarios o el simple acuerdo del Comité de Administración.

Estos acuerdos deberán contar en Acta de Asamblea o de Reunión de Comité, según sea el caso, y se procede a notificar mediante algún medio escrito a la administración. No se requiere de mayor formalidad que la notificación, sin embargo se recomienda protocolizar estos acuerdos constados en acta en una notaría pública.

Sin embargo, es necesario saber si el administrador posee firma ante instituciones bancarias, o si solo las firmas del Comité de Administración están debidamente inscritas.

Es importante destacar que una administración de condominios o edificios se rige por el Código Civil, y de acuerdo a la Ley N°19.537 se mantendrá el vínculo hasta que se mantenga la confianza del Comité de Administración, por lo cual no aplica ningún tipo de indemnizaciones para la desvinculación. Pero, si el administrador posee un contrato de trabajo, con remuneración, horario, subordinación o dependencia, se rige bajo el Código del Trabajo, por lo cual le aplican las mismas indemnizaciones a las que tiene derecho cualquier trabajador de la comunidad.

Proceso para la desvinculación

No se necesita hacer más trámites que darle aviso, por escrito, que tu comunidad ya no usará sus servicios, puede ser una carta, o un correo electrónico.

Se recomienda junto con darle el aviso, iniciar una auditoría, para que el nuevo administrador pueda empezar con las cuentas claras y lo más ordenado posible, además que esto ayudará en el traspaso de la documentación.

Si el banco necesita la firma del administrador para operar, necesitas un acta donde se le entregan éstos poderes al nuevo administrador, ésta debe ser reducida a escritura pública en una notaría para ser enviada al banco. Este proceso normalmente puede llevar una semana si se hace rápido, dos es lo normal.

Si usas algún software para los gastos comunes, no olvides crear la cuenta nueva de administrador, o traspasar la que usaba el anterior.

Con esto, el nuevo administrador debería estar operando y gestionando tu comunidad.

Contratando una nueva administración

Para contratar a una nueva administración existen dos opciones: hacer un nombramiento mediante una Asamblea Ordinaria de Copropietarios o en una reunión de Comité de Administración, registrando en el acta la nueva administración. Esta acta debe reducirse a escritura pública para su validez.

Lo anterior se basa en que en la ley N°19.537 establece en su artículo 22 que todo condominio será administrado por la persona natural o jurídica designada por la asamblea y que éste se mantendrá en sus funciones mientras cuente con la confianza de la Asamblea, pudiendo ser removido en cualquier momento por acuerdo de la misma, Sin embargo, la misma Ley en su artículo 21 establece que el Comité de Administración “tendrá la representación de la asamblea con todas sus facultades, excepto de aquellas que deben ser materia de asamblea extraordinaria”. Dado que el nombramiento y remoción del administrador son asuntos de tipo ordinario, se entiende que tal atribución la puede ejercer plenamente el Comité.

Conviene dejar en claro que la Asamblea, que está por sobre el Comité, siempre tendrá la última palabra y podría dejar sin efecto los acuerdos del Comité de Administración que no le parezcan adecuados.

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