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La Autoadministración de condominios.
La Autoadministración de condominios ¿es posible?. La administración de un condominio debe ser realizada por una persona que cuente con las capacidades y conocimientos necesarios. A lo que se debe sumar experiencia, manejo tecnológico, acceso a personal en caso de reemplazos, trayectoria, probidad, habilidades blandas y manejo situacional.
La autoadministración de un condominio es posible con ciertas recomendaciones.
Un condominio es un bien cuya propiedad recae en más de una persona. No obstante, el término se utiliza al referirse a un inmueble habitado por muchas personas que comparten algunos espacios comunes, espacios que son gestionados y cuidados solidariamente.
Cada unidad (casa/departamento) tiene un dueño específico y cada dueño hace aportes pecuniarios (en dinero) para el mantenimiento de aquellos espacios que son compartidos (parques, ascensores, salas de bombas, salones de reuniones o canchas para hacer deporte).
Este tipo de organizaciones tiene como ventaja el hecho de formar una especie de barrio privado, en donde existe un mayor grado de seguridad y donde los residentes cuentan con instalaciones para ser usadas, gimnasios, quinchos, salas multiuso, cines, etc..
En Chile los condominios son regidos por la ley de copropiedad N°21.442.- la cual especifica las diferentes normas que deberán cumplir quienes conforman la comunidad.
Como podemos ver la administración de una comunidad no es algo simple y no es recomendable que sea entregada a cualquier persona.
La Autoadministración de condominios ¿se puede? ¿Pero que un comité de administración asuma la tarea de administrar es viable?
En este caso estaríamos hablando de Autoadministración, inicialmente puede parecer la solución a todos los problemas de gestión, sin embargo, la inexperiencia de quienes tienen la mejor intensión puede transformarse en una terrible pesadilla.
Un comité que cuente con la asesoría necesaria, herramientas tecnológicas de gestión y apoyo de expertos, puede auto administrar una comunidad sin problemas. En Cómo administrar condominios, entregamos las herramientas y asesoría de expertos administradores, así la gestión se asegura y los resultados son los esperados.Además proporcionamos el BackOffice que necesita tu condominio.
En muchas comunidades se ha conversado terminar con los servicios del administrador y tomar control de la comunidad mediante la autoadministración, o que algún residente asuma como administrador, aludiendo a que las empresas o administradores que han pasado no han logrado dar solución a las inquietudes y necesidades de los residentes.
Lo que en un principio parece una buena idea, suele fracasar por la inexperiencia y falta de planificación. No saber priorizar o planificar la gestión es común en estos intentos, transformándose en una tarea desgastante y poco eficiente. Y lo peor está por venir, al ser miembros de la comunidad, la misma comunidad los criticará y juzgará, tendrán que rendir cuentas, lo que por lo general genera conflictos y muchos malos ratos.
En Cómo Administrar Condominios entregamos asesoría a comités de administración, desde ahora ya no estas solo! Revisa nuestros planes de suscripción
Si aún después de estas explicaciones y recomendaciones, considera que su comunidad se puede auto administrar, le ayudamos a hacerlo.
La autoadministración corresponde a la facultad que la Ley 21.442.- entrega al presidente del Comité de Administración a ejecutar funciones como administrador, cuando no hay un administrador designado por la asamblea de copropietarios, debiendo el presidente encargarse de ejecutar todas las acciones necesarias para el correcto funcionamiento de la comunidad. Así el presidente del comité pasa a ser el representante legal del condominio.
“Artículo 18.- Todo condominio será administrado por la persona natural o jurídica designada por el propietario del condominio como primer administrador conforme al artículo 9° o por quienes designe posteriormente la asamblea de copropietarios como administrador o subadministrador. Quienes desempeñen estos cargos no solo deberán cumplir y ejecutar las labores de administración del condominio de acuerdo a las disposiciones de esta ley, de su reglamento y del respectivo reglamento de copropiedad, sino también según las instrucciones que le imparta la asamblea de copropietarios o el comité de administración. En caso de ausencia del administrador, actuará como tal el presidente del comité de administración..”
El artículo 18, indica que el presidente del Comité de Administración actuará como administrador, sin embargo, no se le debe designar como administrador de manera paralela, en virtud de que estaría contrario del inciso final, según indica:
“El administrador no podrá integrar el comité de administración y se mantendrá en sus funciones mientras cuente con la confianza de la asamblea, pudiendo ser removido en cualquier momento por acuerdo de la misma.”
¿Cuáles son los pasos legales para la autoadministración?
En primer lugar, no debe existir un administrador, para esto se debe realizar un acta y posteriormente reducirla a escritura pública. El acta puede ser el resultado de una reunión de comité o asamblea. Ambas instancias tiene la misma validez legal, debemos recordar que ley de copropiedad asigna al comité de administración las mismas facultades que la asamblea ordinaria.
Según la ley de copropiedad Nº21.442.- en su Artículo 17.- “El administrador no podrá integrar el comité de administración y se mantendrá en sus funciones mientras cuente con la confianza de la asamblea, pudiendo ser removido en cualquier momento por acuerdo de la misma.”
En segundo punto, ahora que no hay administrador, el presidente del comité de administración pasa a ser automáticamente el administrador.
En tercer lugar, supongamos que asume como administrador uno de los integrantes del comité de administración. Deberá renunciar su cargo, deberá realizar el curso de administrador e inscribirse en le registro nacional de a administradores.
Recomendaciones:
La nueva administración
Que en este formato sería el presidente del comité de administración, debe contar con el apoyo del resto del comité y de la comunidad, de no ser así, se pueden dañar gravemente las confianzas y la comunidad dividirse.
El Comité de Administración debe estar cohesionado
Mantener una postura fuerte (no agresiva) y sus integrantes estar comprometidos. De no ser así, es muy difícil que el plan tenga éxito. La inexperiencia debe ser compensada con asesoría externa que apoye profesionalmente la autoadministración.
En cómo administrar condominios nos dedicamos a orientar y asesorar a comités de administración.
Es fundamental separar la figura de Comité y el administrador. De no ser así el comité se ve como juez y parte, debido a que el comité de administración tiene como función fiscalizar al administrador. El presidente-administrador deberá actuar ejecutivamente generando la gestión, y sometiéndose a las decisiones y acuerdos del Comité de Administración.
Debe existir una adecuada capacitación.
Hay disponibilidad de cursos de administración de condominios, algo básico para al menos tener nociones de responsabilidades y objetivos necesarios en una comunidad.
El apoyo externo es fundamental para una autoadministración eficiente
La utilización de softwares de gastos comunes, sumado a algún servicio de asesoría, ayudarán sin duda a una gestión exitosa.
Otras consideraciones importantes:
En relación con el pago por los servicios del administrador residente
Deberá entregar una boleta de honorarios, por el servicio mensual. Debe quedar especificado en un contrato que se está prestando un servicio y que no existe dependencia laboral. Es muy importante que este punto quede definido acorde al código del trabajo. Si en el futuro el proyecto no funciona, y el administrador residente, termina su gestión con cuestionamientos de parte de la comunidad, el administrador residente podría demandar a la comunidad por vacaciones, horas extras, leyes sociales impagas, haciendo alusión a que se generó una relación laboral.
Una idea que surge naturalmente, es que como pago de los servicios el administrador residente, el no pague sus gastos comunes. Esto es un error debido a que rompería la tabla de alícuotas la cual debe recaudar el 100% de la rendición de gastos del mes anterior, más conocida como gastos comunes. Este servicio debe ser cobrado como cualquier otro que paga la comunidad mensualmente.
En Cómo Administrar Condominios, entregamos el apoyo que necesitan los comités de administración. Nuestro servicio contempla herramientas de gestión que solucionaran todos los problemas de la comunidad. Temas como; Las remuneraciones, las mantenciones, las certificaciones, aspectos legales relacionados con la ley de copropiedad, el manejo de las instalaciones, transparencia financiera, no pueden quedar sin una guía profesional. Ahora puedes mejorar tu condominio, convirtiéndolo en una comunidad ordenada y acorde a la ley en todos sus aspectos.
Al contratar una suscripción semestral obtienes estos servicios:
El Diagnosticador
Esta exclusiva herramienta te permitirá generar un detallado diagnóstico del estado de la comunidad en todas sus áreas, te entrega un completo informe expresado en porcentaje, y los cambios a ser realizados para mejorar las áreas de bajo puntaje.
La agenda de mantención – certificación – reparación.
Esta poderosa herramienta te permite programar las mantenciones, reparaciones y certificaciones, podrás cargar presupuestos, informes o facturas en cada evento. El sistema avisa y coordina a las partes que interactúan en las tareas, el administrador (o comité de administración) tiene el control total de la gestión de las instalaciones. El sistema emite informes detallados de cada tarea en formato PDF.
Consulta al administrador
Podrás realizar consultas de temas específicos las cuales son respondidas por abogados y administradores expertos con años de experiencia.
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