El fondo de reserva.
Según define la ley de copropiedad; Artículo 7º. “En la administración de todo condominio deberá considerarse la formación de un fondo común de reserva para atender a reparaciones de los bienes de dominio común o a gastos comunes urgentes o imprevistos”.
Este fondo se formará e incrementará con el porcentaje de recargo sobre los gastos comunes que, en sesión extraordinaria, fije la asamblea de copropietarios; con el producto de las multas e intereses que deban pagar, en su caso, los copropietarios, y con los aportes por concepto de uso y goce exclusivos sobre bienes de dominio común a que alude el inciso segundo del artículo 13.
Los recursos de este fondo se mantendrán en depósito en una cuenta corriente bancaria o en una cuenta de ahorro o se invertirán en instrumentos financieros que operen en el mercado de capitales, previo acuerdo del Comité de Administración.
Debemos aclarar algunos aspectos de este fondo, en muchas comunidades se malentiende, este fondo de reserva, este no es una reserva de fondos de libre disposición. Este fondo constituye un porcentaje de los gastos comunes que se va a una “cuenta para imprevistos”. Es decir, puede ser utilizado por la administración en caso de que haya que hacer reparaciones urgentes o compras de alto valor extraordinarias, poco comunes.
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El fondo operacional.
Este fondo se conforma al momento de iniciar el condominio, cada propietario al recibir su propiedad debe enterar el monto definido. Este fondo corresponde al capital operacional de la comunidad, si hacemos un paralelo con el mundo comercial, sería el equivalente al capital de trabajo.
Debemos recordar que el gasto común es solo una rendición de todos los gastos realizados durante el mes, cada mes se pagan todos los ítems y el administrador necesita contar con los fondos para realizar dichos pagos.
En los condominios nuevos, las inmobiliarias definen el valor de este fondo, por lo general se estima en uno o dos gastos comunes. Lo más habitual es que este fondo sea cargado en el primer gasto común que recibe el propietario.
Recomendación: En el caso de un condominio nuevo entregar a cada nuevo residente una carta de bienvenida, que incluya un detalle de lo que se cobrará en el primer gasto común.
Otros Fondos.
Algunas inmobiliarias definen fondos adicionales en el inicio del condominio, por ejemplo un “fondo de garantía”, este fondo se define para que en caso de que el copropietario se retrase en el pago del gasto común, el administrador pueda hacer uso del fondo y pagar el gasto común, una vez que recibe el pago del gasto común se restituye al fondo. Este tipo de fondo es de mucha utilidad al administrar, ya que contribuyen a mantener la salud financiera del condominio.
La comunidad reunida en asamblea, o el comité de administración, que cuenta con las mismas atribuciones que la asamblea (según define el artículo 21 de la ley de copropiedad), pueden con el acuerdo de los vecinos definir fondos para desembolsos específicos. Estos fondos podrán ser continuos o por proyecto.
Por ejemplo: La comunidad acuerda definir un fondo de provisión, primero deberán especificar para qué es el fondo y luego el monto, supongamos que será un fondo de ahorro para uso libre, así el comité y administrador pueden realizar mejoras al condómino con cargo a este fondo. Otro fondo puede ser para un proyecto específico, por ejemplo cámaras de seguridad, los vecinos acuerdan el monto total del proyecto y se define un monto de cargo mensual al gasto común con una cantidad definida de cuotas.
Recomendación: Utilizar una plataforma de gastos comunes, que permita definir fondos, así cada vez que un copropietario efectúe un pago de gastos comunes, el pago se desglosa en los ítems del gasto común y se abonará el valor de la cuota al fondo definido. Así el administrador y la comunidad, pueden tener una transparencia total de cuanto hay en cada fondo.
Según mi experiencia, es una práctica que entregará sanidad y solidez financiera al condominio, el definir fondos de ingreso continuo.
Recomendación de fondos:
Fondo de Provisión o de ahorro.
A este fondo se pueden cargar todo tipo de mejoras, implementaciones, etc. Debe ser aprobado en asamblea ordinaria o en reunión de comité. Así queda definido y aceptado por la comunidad para ser cobrado cada mes. Nos permite proyectar el valor aproximado que tendrá el fondo, por ejemplo si se define en $1.000.- por mes y la comunidad tiene 100 unidades, en 12 meses será de $1.200.000.-
Con el acuerdo del comité se podrán realizar gastos con cargo al fondo. Inicialmente, el fondo tendrá un monto acumulado bajo y al hacer cargos el fondo quedará en negativo, pero va aumentando cada mes, al cabo de unos meses se igualará el valor del fondo quedando en $0.- posteriormente como continúan los ingresos pasa a positivo. Es muy importante que los cargos al fondo sean registrados e informados para mantener la transparencia.
Este tipo de manejo financiero ayuda a las comunidades a funcionar mejor, hacer sus mejoras e implementaciones sin cargar de una vez el gasto común, manteniendo así un gasto común estable en el tiempo. Y lo más importante “un buen saldo en el banco”
Fondo de indemnizaciones o RRHH.
Este fondo es recomendable para las comunidades que cuentan con personal, en caso de tener que cargar gastos relacionados, por ejemplo renovación de cursos OS10, o algún bono especial o un aguinaldo o indemnización por despido, o compra de uniformes por ejemplo.
Una de las modificaciones a la ley de copropiedad (año 2022), indica que se podrán cargar los desahucios al fondo de reserva. Si bien esto ayudará en caso de despidos onerosos, el hecho de contar con un fondo de indemnizaciones, entrega herramientas a la comunidad para poder afrontar una serie de gastos relacionado a las remuneraciones.
Fondo de festividades
Durante el año el calendario incluye feriados de festividades que se celebran en todas las comunidades, como son halloween, fiestas patrias, navidades, año nuevo por solo nombrar algunas.
En algunas comunidades los vecinos se organizan y realizan actividades que involucran a los integrantes de la comunidad, por lo general se define una comisión de “eventos” compuesto por residentes dispuestos a organizar estos eventos, el contar con un fondo de festividades, facilita y permite realizar estos eventos continuamente, lo que mejora enormemente las interrelación entre vecinos.
Los sistemas de gastos comunes, permite crear fondos diversos y generan el pago de la cuota para cada fondo por separado, así es posible a medida que van pagando los residentes sus gastos comunes, conocer el saldo real de cada fondo.
La administración de comunidades es bastante simple si es llevada correctamente, muchas de las recomendaciones que entrego han sido probadas con éxito y replicadas en múltiples condominios. Con Lógica, disciplina y orden los copropietarios tendrán un condominio en buen estado y funcional en todas sus líneas. La labor del administrador de condominios es fundamental para obtener la calidad de vida que buscan los residentes.
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