Tiempo de Lectura: 3 minutos

Qué es y cómo se redacta el Libro de actas de un edificio o condominio


El libro de actas es uno de los documentos más importantes de los condominios. El Comité de Administración tiene la obligación de dejar constancia de los acuerdos que se alcancen en las asambleas y otros asuntos del día a día, en este documento.

Es así como queda claro que los acuerdos de la asamblea deben estipularse en este libro de actas foliado. De esta manera, este es el único instrumento donde se deja constancia de los acuerdos o decisiones tomadas, que también deberán ser acatados por la minoría disidente.

Cabe destacar que dicha acta debe ser firmada por todos los miembros de comité o por los copropietarios que la asamblea designe.

Se recomienda que el acta incluya lo siguiente:

  1. Lugar, fecha y hora de realización de la asamblea.
  2. Tipo de asamblea (ordinaria o extraordinaria) y citación (primera o segunda citación)
  3. Constancia de haber cumplido con las exigencias de la citación a asamblea.
  4. Lista de asistencia y el número de votos y su valor.
  5. Acuerdos tomados y su número de votos a favor y en contra.
  6. Declaraciones que cualquiera de los propietarios quisiere dejar.
  7. Firmas de las personas que autorizan el acta.

Redacción del libro de actas

Es importante saber qué es lo que debe ir en estas actas, y cómo se debe escribir su contenido. En efecto, la actual Ley sobre Copropiedad señala varios puntos obligatorios que deben ser incluidos en este libro, en particular dos asuntos en específicos que deben quedar registrados:

Artículo 15.-

Las actas deberán constar en un libro de actas foliado, ya sea en formato papel o digital, que asegure su respaldo fehaciente, y ser firmadas de forma presencial o electrónica, a más tardar dentro de los treinta días siguientes a la adopción del acuerdo, por todos los miembros del comité de administración o por los copropietarios que la asamblea designe, quedando el libro de actas y todos los antecedentes que respalden los acuerdos bajo custodia del presidente de dicho comité, sea que se trate de documentos impresos, digitales, audiovisuales o en otros formatos. La infracción a estas obligaciones será sancionada con multa de una a tres unidades tributarias mensuales, la que se duplicará en caso de reincidencia o falta de subsanación.

Artículo 17.-

El presidente del comité de administración deberá mantener bajo su custodia el libro de actas, los antecedentes que respalden los acuerdos adoptados, las copias autorizadas de las reducciones a escritura pública e inscripciones requeridas por esta ley y una copia del archivo de documentos del condominio a que se refiere el inciso quinto del artículo 9°.

Artículo 20.-

Serán funciones del administrador:
7) Citar a las sesiones de la asamblea de copropietarios y agregar, a la carpeta de documentos del condominio, copia del libro de actas y de los acuerdos adoptados en dichas sesiones.

Artículo 42.-

Si se viere comprometida la seguridad o conservación de un condominio sea respecto de sus bienes comunes o de sus unidades, por efecto de filtraciones, inundaciones, emanaciones de gas u otros desperfectos o imprevistos, para cuya reparación fuere necesario ingresar a una unidad, no encontrándose el propietario, arrendatario u ocupante que facilite o permita el acceso, el administrador del condominio podrá ingresar forzadamente a ella, debiendo hacerlo acompañado de un copropietario, quien deberá levantar acta detallada de la diligencia, conforme al reglamento de esta ley, y remitirla al comité de administración para su incorporación en el libro de actas del mismo, debiendo en todo caso dejar copia del acta en el interior de la unidad. Los gastos que se originen serán de cargo del o los responsables del daño producido.

Artículo 47.-

La respectiva municipalidad podrá atender extrajudicialmente los conflictos que se promuevan entre los copropietarios o entre éstos y el comité de administración o el administrador, que previamente no hayan podido solucionarse en las asambleas correspondientes, y para ello estará facultada para citar a reuniones a las partes en conflicto y proponer vías de solución, haciendo constar lo obrado y los acuerdos adoptados en actas que se levantarán al efecto. La copia del acta pertinente, autorizada por el secretario municipal respectivo, constituirá plena prueba de los acuerdos adoptados y deberá agregarse al libro de actas del comité de administración. En todo caso, la municipalidad deberá abstenerse de actuar si alguna de las partes hubiere recurrido o recurriera al juez de policía local o a un árbitro, conforme a lo dispuesto en los artículos 44 y 46 de esta ley.

Finalmente, se recomienda que:

La Información sea precisa y concisa.

-Lasdescripciones de events que sean detallada.

– Haya espacio suficiente para cada acta

-Texto consensuado por Comité, Copropietarios y Administrador.

 


Si tu comunidad no esta bien, consultanos y nuestros expertos te ayudarán.

Queremos mejorar como se administra en Chile

Nuestros administradores revisarán su consulta y le responderemos a la brevedad. Debido a la cantidad de consultas, la respuesta puede tomar un par de días.

 931 Veces visto,  5 Visto hoy

Si te gusto el artículo post