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Sistemas de gastos comunes.

Software de gastos comunes.

El implacable avance tecnológico avanza a pie firme en todas las áreas de las comunidades, ¿es necesario usar sistemas de GGCC en condominios?

Luis Vallejos Kauer

Sistemas de gastos comunes en condominios

Coliving: De que se trata esta habitabilidad residencial


La informática ha invadido la cultura

El avance ha sido monstruoso, tanto que incluso tiende a cambiar los idiomas, el título de este artículo, tal vez debería ser “Programas informáticos de gastos comunes” o “Sistemas informáticos de gastos comunes” o “Sistemas de gastos comunes.” Elegí el título actual debido a que muchas personas asocian la palabra software a “algo así como un programa de computador.”

Esta difusión tecnológica es a todo nivel y en todo tipo de actividades, es casi impensado usar un cuaderno para registrar cuentas, o no contar con un teléfono portátil, la tecnología está en todo. Las comunidades no escapan a esta invasión tecnológica.

Al hacer un análisis simple, en una comunidad de 100 unidades, el 99% de las personas tiene un teléfono inteligente (smartphone) y cuenta con correo electrónico, en Chile hay más teléfonos celulares que personas. Se estiman en más de 27 millones de teléfonos (al 06-07-2022).

Cantidad de condominios en Chile.

Que una comunidad no utilice algún sistema para llevar sus gastos comunes es casi irreal; sin embargo, de los más de 50.000.- condominios del país (chile 2021), no más de 7.000.- utilizan algún tipo de sistema. ¿Queda mucho mercado por cubrir? O ¿la torta es de solo 7.000.-?

Esto no significa que los 43.000.- restantes estén en la edad de piedra de la informática, sino que solo que quienes los administran, emplean otro tipo de herramientas como las hojas de cálculo, por ejemplo.

En mis inicios empleaba Excel, mis conocimientos en informática me permiten crear complejas planillas de cálculo con macros y tablas dinámicas, funcionan muy bien, pero esta ola tecnológica que solo avanza, me llevó a buscar herramientas de software para mis condominios en administración. Necesitaba que mis condominios pudiesen ver en línea la gestión administrativa.

En mi búsqueda utilicé prácticamente todas las plataformas disponibles, algunas por varios meses, esta comparación práctica, me llevó a comprender las diferencias de cada plataforma, la estructura de programación, como asisten en caso de problemas, que tan dispuestos están a escuchar al administrador e implementar mejoras, y algo muy importante, el modelo de negocios que utilizan.

Sistemas de gastos comunes.

El modelo de negocios de los fabricantes de sistemas.

¿Qué es un modelo dé negocios?
Es una estructura conceptual que apoya la viabilidad de una empresa y explica la forma en la que esta ópera, hacer dinero y cómo alcanza sus metas. Además, aquello sirve como una descripción de cómo la organización ofrece valor al cliente.

El modelo de negocios de los fabricantes de software es un factor de mucha relevancia para los administradores de comunidades.

Definamos como es la estructura organizacional en la industria de condominios.

Las comunidades tienen obligatoriedad legal de ser administradas, (si no hay administrador, el presidente del comité es el administrador, solo en forma interina y por uno o dos meses a lo sumo)

Lo que nos lleva a que; Existan los administradores o empresas de administración. Quienes deben regirse por la ley 21.442.- a lo que se suman el resto de las leyes definidas en la industria, ley de seguridad, de ascensores, etc.

Lo que nuevamente nos lleva a que: Los administradores contraten a proveedores de servicios y productos, para así mantener las instalaciones y satisfacer las necesidades de los residentes.

Este grupo de factores definen la estructura y a su vez una necesidad en las comunidades, “el cómo organizar el flujo de la información”. En esta fase entran las herramientas de software, de gestión, de control y de gastos comunes.

Las casas de software fabrican estos sistemas de gastos comunes y arriendan mensualmente a quien lo requiera. A medida que trascurre el tiempo van mejorando los sistemas, estas mejoras es como ir poniéndoles esteroides, inicialmente solo manejaban ingresos y egresos y un par de funcionalidades. Luego Incorporaron herramientas; de control, de visitas, de control, de encomiendas, de control, de mantenciones, de control, de pagos, de control y más control.. Al parecer el control es una de las claves…

Otras empresas van más allá e incorporan módulos de remuneraciones, los cuales generan archivos para pagar las leyes sociales, retenciones, suspensión laboral y hasta declaraciones juradas. Y la lista seguramente seguirá creciendo.

Explicada la estructura de la industria, de la administración de condominios, volvamos al modelo de negocios de estas casas de software, si bien todos deben vender y la venta es lo que los mueve, estas empresas no son de beneficencia, sino comerciales, me quiero detener un microsegundo en un tema que me hace ruido.

“Si una empresa es financiada por fondos concursables estatales, ósea es financiada por todos los contribuyentes del país, talvez debieran entregar algún tipo de beneficio para la sociedad. Como podría ser a condominios sociales.

Es entendible que se financie por todos los chilenos una escultura que no busca lucro, sino entregar a la sociedad un dividendo cultural gratis y eterno”, pero financiar y a veces refinanciar empresas comerciales..

Talvez solo faltan normas en esta área.

 

Sistemas de gastos comunes.

Sigamos, la búsqueda del lucro puede convertirse en algo perverso, las empresas con tal de conseguirlo pasan por encima de factores éticos.

Sin moralidad ni midiendo las consecuencias en su avance, una compañía que se debe a sus accionistas/inversionistas, y que de no cumplir con metas y exigencias definidas en su forecast (presupuesto) anual, hará cualquier innovación necesaria, y aquí sí que se ponen creativos, claro finalmente se están jugando el todo por el todo, la permanencia en el mercado puede estar supeditado a que en la nueva ronda de inversores obtengan los aportes para continuar.

En esta lógica la empresa avanzará sin control como una aplanadora sin frenos en un plano inclinado.

Todos quienes laboramos en este rubro hemos escuchado de parte de vendedores de plataformas de software, o en seminarios web, incluso en noticiarios de TV en hora prime; “Con nuestro sistema la comunidad se puede autoadministrar”. Para quienes administramos, esta sugerencia de marketing, no solo es errónea y que menosprecia el abnegado trabajo del administrador, sino que es una sugerencia derechamente peligrosa para las comunidades.

La administración de un condominio es un tema complejo y requiere ser realizado por “gente que sepa lo que está haciendo”, es muy importante que el comité tenga acceso a asesoría legal y de gestión.

En como administrar codnominios, somos expertos ena dministración, asesoramos a comités de administración en todo tipo de temas de copropiedfad, además nuestro servicio incouye una serie de herramientas de apoyo al gestión. Aqui nos puede contactar. 

 

El administrador debe incorporar dentro de su servicio asesoría en leyes, ver los temas de remuneraciones, las ordenanzas municipales, las leyes de urbanísticas, las leyes de ascensores, llevar el control del aseo, el manejo de los desechos, a lo que se suma la a veces compleja interacción con los comuneros etc… , si bien la autoadministración se puede dar en comunidades, deben contar con asesoría (en cómo administrar condominios entregamos el apoyo necesario) de lo contrario puede ser un verdadero salto al vacío.

Es así como independiente de la calidad del servicio o de la utilidad que preste el producto, se deben mantener normas éticas, estamos frente a una industria compuesta por personas.

Un error común en las comunidades es la mala utilización del fondo de reserva, un comité mal asesorado por un administrador o sin asesoramiento, decide comprar cámaras de seguridad, recurren al dinero de la cuenta corriente.

El saldo del banco está compuesto por el fondo de inicio, fondo de reserva, intereses, multas y posiblemente otros fondos, (por experiencia nunca está muy claro la consolidación del saldo). Así que se compran las cámaras. Podríamos interpretar que la compra de cámaras obedece a un asunto de seguridad, y que es un gasto o inversión extraordinario. En este caso sería factible que la compra de cámaras sea cargada al fondo de reserva. Según la ley 21.442.-;

Artículo 39.- En la administración de todo condominio deberá considerarse la formación de un fondo común de reserva para solventar gastos comunes extraordinarios, urgentes o imprevistos. En dicho fondo siempre se deberá considerar un porcentaje proporcional de dichos recursos para los pagos asociados al término del contrato del personal, el cual deberá ser fijado por la asamblea de copropietarios en sesión extraordinaria, a propuesta de la administración del condominio.

Corresponderá al comité de administración autorizar la utilización de recursos de este fondo para solventar gastos comunes extraordinarios, urgentes o imprevistos. Excepcionalmente, respecto de los gastos comunes ordinarios de mantención o reparación, la asamblea de copropietarios podrá autorizar, mediante acuerdo adoptado por la mayoría absoluta de los derechos en el condominio, que parte de los recursos del fondo sean destinados a cubrir dichos gastos, debiendo resguardarse que no se vulnere lo señalado en la parte final del inciso precedente.

El problema se produce o puede producir, cuando es necesario reparar, por ejemplo un ascensor, una reparación puede superar fácilmente los $6.000.000.-. Como no hay fondo de reserva para el reemplazo, o no se repara o se siguen sacando fondos de la cuenta, esta vez a lo que quede.

Ni hablar si hay algún accidente fruto de la mala o inexistente mantención, las responsabilidades son muy altas, incluso demandas y cárcel.

Así pasamos de la buena intención dé mejorar el condominio instalando cámaras de seguridad, a problemas de demandas, todo por una mala asesoría.

En  Como Administrar Condominios entregamos asesoría para los comités de administración y administradores.

Definiendo el modelo de negocios

Cuando la casa de software define un modelo de negocios, la premisa será vender el sistema a como de lugar, lo que puede ir sentido opuesto de la forma como funcionan las comunidades, las comunidades no tienen clientes sino residentes.

Es así como podemos ver campañas de marketing dirigidas a las comunidades, tal como lo hacían los curanderos en el oeste con pócimas, como si tratara de un elixir sanador “con nuestro sistema curará todos los males de la comunidad”, incluso desprestigiando la labor del administrador, posicionándolo como uno de los males. Este tipo de acciones refleja la desesperación comercial por cumplir metas. 

Los gremios

La industria de condominios actualmente se encuentra ordenada, se han generado organizaciones en la forma de gremios, sin fines de lucro, las cuales comparten conceptos comunes y representan a cientos de administradores que administran miles de condominios.

En una fría noche de abril del año  2018, nos juntamos un grupo de personas, todos administradores, y un abogado, la conversación derivo en un entretenido debate que concluyo con el nacimiento de una idea “debemos conformarnos como agrupación”, es así como partió Agacech (el gremio de administradores de condominios y edificios de chile), la idea rápidamente se masifico, y en septiembre del 2018 se conforma legalmente el gremio en notaria.

En el sitio web www.agacech.com quienes se interesen en pertenecer al gremio, deben llenar un formulario y posteriormente pasar una serie de restricciones, test de conocimientos, evaluación de antecedentes, etc.. Solo así la persona es aceptada. 

Existen más gremios en el país los que se formaron previamente, CGAI el colegio de administradores y RNA el registro de administradores. Actualmente, existe comunicación fluida entre todos los gremios.

Sistemas de gastos comunes

“Que fue primero el huevo o la gallina”. Haciendo un poco de ficción.

¿Qué pasaría si?

Las casas de software deciden, debido al estancamiento en el crecimiento de la captación de nuevos condominios, comenzar a ofrecer más servicios para ir diversificando su oferta comercial, incluyen auditorias, reclutamiento de personal, proveedores de servicios y productos en alianza, además ¿por qué no? Administrar comunidades también.

Seguimos con más ficción.

¿Qué pasaría si?

En respuesta a que las casas de software ofrecen servicios, de un cuanto hay, y a lo que se suma la administración dé condominios. Los gremios acuerdan y deciden, entendiendo que cuentan con cientos de asociados que administran miles de condominios, mandar a fabricar un sistema de software para gastos comunes.

Sería un sistema especialmente diseñado para administradores por administradores, altamente recomendable entre sus pares, los administradores podrían acordar absorber el costo del software y ofrecer sus servicios software incluido, lo que lleva el valor del arriendo de software a $0.- Lo que terminaría con la industria del software de gastos comunes de un plumazo.

Finalmente, al contratar directamente a los programadores no hay utilidad de por medio, lo que baja el costo de desarrollo enormemente.

Las personas de las comunidades pensarán “Porque pago por algo que puedo obtener gratis”. Así, preferirán administradores que usen el software de los gremios, además del hecho de estar en la contingencia diaria de administrar, permite tener claridad absoluta de qué herramientas se deben agregar o quitar de los sistemas.

Sistemas de gastos comunes

¿Cómo se fabrica un software de gastos comunes?

Me imagino que será más o menos así; Se reúnen algunos ingenieros, gente con educación y acceso a capital (fondos concursables del estado de chile o préstamos bancarios o tal vez recursos propios), quienes a partir de un sesudo y concienzudo análisis, viendo que hay miles de condominios, y en la mayoría hay problemas los cuales se cree son por “falta de transparencia en las platas”, comienzan las proyecciones, las planillas de Excel con modelos de crecimiento con todos los gráficos al alza, nace la idea, “hagamos un sistema de gastos comunes para condominios”.

Contratan o hacen un joint venture (al inicio conviene compartir gastos y utilidades, total las futuras utilidades compensarán, así el riesgo es compartido también), con “programadores en informática”, quienes analizarán la necesidad del tipo de programa a construir realizar, y “que es lo que el mercado necesita”, se analiza la factibilidad, las hojas de Excel siguen mostrando proyecciones impresionantes y millones y más millones en utilidades “todo es virtual por supuesto”. Así que determinan que hay que hacer un sistema de ingresos y egresos más funcionalidades adicionales.

¿Pero estos ingenieros administran comunidades? NO

¿Conocen la leyes de inmobiliaria? TAL VEZ

¿Conocen las leyes de ascensores, urbanística, normativas municipales, ley de seguridad..por nombrar solo algunas? TAL VEZ

¿Manejan grupos o equipos de trabajo como conserjes en forma continua? NO

¿Conocen los aspectos técnicos de las diferentes instalaciones de las comunidades? TAL VEZ

¿Tienen conocimientos; contables, financieros y tributarios? TAL VEZ

¿Entienden como manejar los “comentarios” de los residentes? MMMM

¿Saben administrar condominios? NO

¿Cuentan con experiencia en administración dé comunidades? NO

Esto es como el equivalente de un legislador que hace leyes para los autos, pero no maneja vehículos ni tampoco tiene uno. Pero sabe lo que necesitan….

Sistemas de gastos comunes en condominios

El punto de vista del administrador.

Para poder fabricar un sistema de software de gastos comunes, que se amolde a la realidad del mercado, debe ser construido a partir de las necesidades de los administradores, solo nosotros quienes administramos a diario comunidades, conocemos las necesidades reales en cada área y como funcionan las comunidades, y sus constantes cambios.

Solo así el sistema tendrá una estructura sólida y con funcionalidades apegadas a las necesidades reales, obviamente se expandirá en el mercado en forma natural.

Por otro lado, se puede producir la dicotomía, donde el fabricante de sistemas inventa características y formas de hacer las cosas, para diferenciarse de su competencia, que pueden ser un fastidio para quienes administramos e incluso generar prácticas que rayen en lo legal.

Así podríamos tener que trabajar como administradores encuadrados en un formato  según se le ocurrió al fabricante de software de turno.

Otro poco de ficción, ¡una casa de software determina que para diferenciarse de su competencia requiere una nueva funcionalidad, la cual se llamará “El residente fiscalizador” el sistema incluye un módulo de reportes que permite a los residentes enviar requerimientos al administrador, con foto, con copia al comité y a los residentes UNA BRILLANTE IDEA!!!.

Un residente pasa por el jardín y ve una llave goteando, envía el requerimiento, luego pasan 4 más y reenvían lo mismo, finalmente el sistema automáticamente generará las “métricas estadísticas” de cuando se recibió el requerimiento, cuantos del mismo y cuando se solucionó. Si pasaron unos días, comienza los comentarios en los chats internos, “el administrador se demora”.

Pero la llave solo estaba mal cerrada. El conserje detectó en su ronda, cerro la llave y reporto al administrador, ahora el administrador debe redactar un comunicado y enviar a los residentes que solo estaba mal cerrada la llave.(más trabajo)

Pero como en las comunidades existen grupos de “comentarios”, las explicaciones no siempre son bien recibidas o interpretadas y se puede dar pie a comentarios y vapuleo gratuito al administrador en el chat. Luego aparecerán comentarios,  “yo creo que al administrador no le da“, “para mi que tiene arreglines con los proveedores“, “el agua de la gotera debería pagarla el“, lamentablemente así funcionan las comunidades.

La idiosincrasia cultural está arraigada en la población, la nueva funcionalidad “El residente fiscalizador”, genero un problema, más trabajo y desprestigio gratuito para el administrador.

¿Tendrá ganas el administrador en usar o recomendar dicha herramienta de software?

El mercado se puede llenar de novedosas funcionalidades, para mejorar y diferenciarse de la competencia, este es un juego comercial, y a mi entender errado, las compañías deberían focalizar su desarrollo basándose en hacer un software robusto, rápido, eficiente, simple y con una curva de aprendizaje muy baja. Deberían incluir en sus “brainstormings” activamente a quienes administramos.

Es absurdo pensar que un administrador utilizará un sistema por el solo hecho que la comunidad lo esté utilizando. Todos los sistemas permiten exportar el histórico de cada unidad sin importar los años, solo se debe guardar una cartola anual por unidad en formato pdf, con todos los cargos y pagos de la unidad en caso de tener que revisar hacia atrás.

“El modelo de negocios de LVK Administraciones, es entregar gratis el sistema de software a las comunidades, al iniciar se toma el último GGCC y se importa al sistema Edipro el cual usamos desde hace años, cada pago que realizan los residentes es ingresado al sistema y va rebajando lo adeudado por cada unidad, así el inicio es simple y fácil, todo nuestro personal interactúa con el sistema y cuentan con información en línea. Este proceso lo hemos replicado muchas veces, es a prueba de fallas” Aqui nos puede contactar 

Zapatero a tus zapatos

Los administradores administramos comunidades, las empresas de software hacen sistemas para complementar la gestión administrativa. En la industria se debe mantener un equilibrio donde todos los actores deben interactuar entre sí. Cada área debe circunscribirse a su expertice e ir escuchando los requerimientos de los que saben en ambos sentidos, solo a si las comunidades, que son el inicio del círculo, obtendrán mejores herramientas y logremos juntos mejorar el cómo se administra y vive en el país.

¿Qué sistema utilizar?

Las cuentas en una comunidad pueden ser llevadas con un cuaderno y un lápiz. Si bien el lápiz y papel durante siglos fue considerado como la herramienta más poderosa en manos del ser humano. Los abismantes avances tecnológicos, sobre todo en el campo de la informática, nos entregan hoy herramientas para solucionar y optimizar la gestión del trabajo del administrador.

Si bien podemos utilizar planillas de cálculo, incluso en línea como las que proporciona gratuitamente Google, recomiendo implementar un sistema específico de gestión de gastos comunes. Este tipo de sistemas soluciona gran parte de los requerimientos de una comunidad, desde el punto de vista de la transparencia y de la información, sin importar el tamaño de la comunidad,

¿ Que debemos considerar al seleccionar una plataforma de software.?

Sistemas de gastos comunes.

La herramienta deberá cumplir algunos requisitos mínimos:

La posible herramienta de software.

Analicemos con un ejemplo, es domingo y para el lunes en la mañana es necesario contar con un informe de morosidad para una asamblea, dentro de los morosos se acordó rebajar interés y condonar algunas multas.

El administrador requiere tener claro que en el informe la información sea fidedigna, por lo que necesita realizar las rebajas de intereses y multas a las cuentas de las unidades y asimismo a los fondos de interés y multas. Por ser domingo no es posible acceder al soporte, aquí el sistema de gastos comunes es fundamental. 

Si el software fue creado con una lógica de operación intuitiva, la situación descrita  en el ejemplo podrá ser resuelta sin apoyo de soporte, bastará con aplicar una lógica simple y realizar los ajustes. Por el contrario, si no es posible auto solucionar problemas, estará usando la herramienta incorrecta.

El software no puede detener la gestión administrativa, o entorpecerla.

Analicemos una comunidad nueva, la empresa inmobiliaria paga las contribuciones de las unidades, debido a que impuestos internos no ha realizado la separación de roles, el administrador recibe la información de la inmobiliaria, con el valor correspondiente a cada unidad.

En el software el administrador crea un fondo, por ejemplo “contribuciones inmobiliaria”, luego genera el cobro para cada unidad, este proceso se debe poder hacer en lotes, no uno por uno, un buen sistema permite importar planillas con la información, y al momento de importar asignar a qué fondo se debe “cargar”. En la colilla de gastos comunes se refleja el ítem “contribuciones inmobiliaria” así cada residente puede interpretar cada ítem y saber que le están cobrando.

A medida que los residentes van pagando el gasto común, el sistema automáticamente distribuye el pago a los diferentes ítems, una parte a gasto común, otra a fondo de reserva y otra según el ejemplo, a “contribuciones inmobiliaria”.

Así, el administrador puede tener un registro exacto y actualizado del manejo del fondo, quienes han pagado y quienes no. El administrador podrá ir pagando a la inmobiliaria los valores correctos de quienes ya pagaron.

gastos comunes

¿Qué se paga primero?

Debo mencionar que existen criterios en algunos sistemas que no están uniformados ni definidos, en relación a que se está pagando. Tomemos como ejemplo una unidad que tiene los siguientes ítems en su colilla de gastos comunes:

El residente paga $60.000.- ¿Qué está pagando?

Qué criterio debe aplicar el administrador al ingresar el pago, recordemos que la herramienta de software nos permitirá ingresar pagos cargando a los ítems según nuestro criterio.

¿Debemos pagar primero el gasto común, luego el fondo de reserva y lo que sobra a que se va?, o ¿primero pagamos las multas e intereses y lo que sobra la gasto común…? No existe un criterio para este tema, y tal vez debería ser definido en una asamblea, aun cuando habría que realizar un análisis técnico jurídico.

Lo relevante es que la herramienta de software entregue la flexibilidad de uso y manejo, que permita al administrador discriminar. O realizar un ajuste según un criterio para que automáticamente el sistema haga la asignación a los diferentes ítems.

Los años administrando comunidades me han entregado el conocimiento técnico y legal necesario, pero lo más importante todo lo aprendido es que las comunidades tienen un factor en común, “son personas que buscan vivir mejor”.

 


Notas al píe

Joint Venture

Es una asociación estratégica temporal de organización, agrupación o alianza de personas o grupos de empresas que mantienen su individualidad e independencia jurídica, actúan unidas bajo una misma dirección y normas, para llevar adelante una operación.

Brainstorming

El brainstorming o lluvia de ideas es un método de intercambio de ideas en el que los participantes aportan ideas sin orden ni filtro.

Como Administrar Condominios

Portal de asesoría a comités de administración y administradores de condominios. Herramientas, audios, respuesta a consultas.

Expertice

Acción y efecto de expertizar, preparar o entrenar a alguien para lograr hacerlo experto. Generar experiencia o volver perito a una persona. Dar experticia.


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